1.權衡紙張價格，節(jié)約用紙成本
很多因素影響著紙張的采購價格，能節(jié)約多少成本主要取決于你的采購經(jīng)驗和采購紙張數(shù)量及種類。首先掌握紙業(yè)市場動態(tài)。了解紙業(yè)競爭對手間的品種取向、價格差異，熟悉各個品種的特點和質(zhì)量狀況，并隨時掌握其變化情況，知道最新市場價格，做到知己知彼，百戰(zhàn)百勝。第二，實行透明化招投采購體制。公開開標后進行評審和比較，進而簽訂購銷合同，最后公示評標、定標結果，這樣規(guī)范招標的工作環(huán)節(jié)，利于節(jié)約采購成本，提高采購質(zhì)量。第三，長期合作并批量要貨。盡量與懂印刷的紙張供應商長久合作，長期合作及大批量要貨，他會更樂意接受降價方案，而且一旦簽署長期合同，即使紙張價格一漲再漲，也可以確保紙張價格的穩(wěn)定一致。第四，盡早付款。如果讓紙張經(jīng)銷商能在短期內(nèi)拿到印刷廠支付的貨款，他們通常會給客戶提供10%左右的折扣，因此印刷廠最好提前跟印刷客戶談好，讓他們提前支付一部分貨款，從而節(jié)約一定的紙張成本。第五，關注紙商特價清貨。經(jīng)銷商的出清產(chǎn)品清單會定期更新一次，了解清楚也能讓你享受非常優(yōu)惠的折扣。有的經(jīng)銷商手中可能有些已經(jīng)停止銷售的存貨或者亮度等屬性發(fā)生變化、但不致影響印刷效果的紙張，那么這批減價品會為你節(jié)約35%左右的成本。
2.合理保管紙張，節(jié)約用紙成本
第一，保障庫存量。合理保障紙張的一定庫存量，對供貨緊張的紙張及時采購并加以保管。對供貨充足的紙張則減少存儲和保管，避免儲存過多造成資金占用。第二，制定消耗定額。
在明確印刷計劃的前提下，制定印刷紙張消耗定額。確切地說，在印刷的各個環(huán)節(jié)，都應該實行定量管理，將成本控制責任分解到每位基層管理人員和一線生產(chǎn)人員，通過每月的車間成本核算，制定出車間機臺（班組）的標準印刷紙張放數(shù)，嚴格限制放數(shù)。這能有效降低紙張用量。第三，對紙張數(shù)據(jù)進行嚴格掌控。無論入庫，還是上機印刷，都要按印品品種、批次做好上機用紙的逐計數(shù)，確保不漏記、不重記、不作假、記錄準確。紙庫管理人員與車間機臺更要定期對賬，簽字確認，互相監(jiān)督。第四，組建廢紙回收中心。派專人回收車間廢紙，實施廢料轉換增紙項目，組建廢紙回收中心，盡量廢紙再利用。這樣紙張得到充分保護和利用，避免損耗，對比未將以上措施規(guī)程化時，起碼節(jié)約了20%的成本。
3.規(guī)格、開紙適當，節(jié)約用紙成本
首先，根據(jù)客戶原稿選擇正確的紙張規(guī)格，不同規(guī)格的紙張，開出的單個頁數(shù)會有所不同。例如，印一本書，尺寸為300×230mm，全書頁數(shù)為56P，全書紙重為200g。如選擇正度紙張787mm×l092mm則要7個對開印張才能完成，但如果選擇特度紙張960×630的紙張來印刷，要3.5個特度印張就可以完成。正度紙每張1.38元，特度紙每張1.05元，假如印2000本的情況下，正度用紙為(2000+100)×7÷2=7350張（注：其中的100為放數(shù)），共需1.38×7350＝10143元；特度紙張為（2000+100）×3×1.05+（1000+100）×1.05=7770元。兩相比較，合理的選擇用紙可以節(jié)約2373元的紙錢，同時節(jié)省了28張對開PS版材和7次上機次數(shù)，按照每張版材30元的成本來算，節(jié)約版材28×30=840元。也就是說圖書開本選擇正確，即節(jié)省了紙張、版材，又節(jié)約了時間，節(jié)約的時間可以再印多幾套版，所產(chǎn)生的價值累計提高。這就是利潤，實打?qū)嵉亟档土?5%以上的成本。因此，在選擇紙張規(guī)格與開紙方法時要特別小心。選用不合理，會造成紙張的有效利用面積減少，用紙過多。
開紙方法如何選擇呢？我們常用正開切法。也就是按2的指數(shù)開式展開的系列，它便于印裝。紙張裁切后沒有零頭剩料，紙幅利用率高。要想更加充分地利用紙張，你可以在產(chǎn)品設計的初期征求印刷廠的意見，盡量將產(chǎn)品尺寸調(diào)整到省紙的狀態(tài)。有時候你只要把尺寸縮短1/8英寸，就能節(jié)約大量的紙張成本。如果是小批量印刷任務或印后工序影響不大，可以結合實際情況，用第二種直線開切法，開數(shù)選擇性多，紙張利用率就越高。當然如果你的產(chǎn)品不適合在任何一種標準尺寸的頁面上印刷，那你也可以考慮向造紙廠定制紙張，或許可以選擇大小開的方法來開紙，因為這樣能實現(xiàn)紙張利用率的最大化和紙張浪費的最小化。
注意：切出的紙邊不要浪費掉。如紙邊大于十開以上的情況下，往往可以用于小幅面印刷機或其它的用途，如六開機的印刷，這樣你又能為公司節(jié)約3%～5%的成本。
4.引入革新技術，節(jié)約用紙成本
關注印刷新技術的開發(fā)，引入提高效率、節(jié)約成本的革新措施，以降低紙張損耗數(shù)。例如；CIP、色彩管理系統(tǒng)的引入和EPP平臺的建立。CIP/CIP3PPF檔案產(chǎn)生于印前，可以制造一個包含有每個生產(chǎn)階段資料的數(shù)碼檔案，這些數(shù)碼資料會跟隨印刷工作貫穿到各階段的印刷工序，這樣大大降低了印刷的紙張放數(shù)。例如：使用CIP前，印數(shù)1000冊的印品大概放數(shù)為200張（對開機），即100張全張紙，200克雙銅紙每張1.71元，100×1.7得到損耗金額為171元。而使用CIP后1000冊印的放數(shù)只需80張，那么40全張×1.71得到68.4元的損耗成本，也就是損耗量降低約60%。相當于每套版節(jié)約了100元。逐天、逐月、逐年累計下來節(jié)約的成本以十萬、百萬計了，成本節(jié)約40％。色彩管理系統(tǒng)的引入也是同樣的道理，大大減少了印刷過程中的試印次數(shù)，降低了廢紙的產(chǎn)生。還有數(shù)字化管理系統(tǒng)（ERP）平臺，建立了詳盡、清晰的庫存材料和備件清單，規(guī)范了材料采購、領用和財務報銷的流程，系統(tǒng)記錄每次材料出入庫信息和每張發(fā)票的信息，大大方便了數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析和考核。ERP系統(tǒng)具有紙張消耗考核功能，統(tǒng)計人員可以根據(jù)印刷車間操作人員反饋的產(chǎn)量和實際用紙量，自動匯總出產(chǎn)量紙耗表，大大降低了車間紙耗，同時提高了工作效率。而效率的提升成就了成本的節(jié)約。
5.提高員工素質(zhì)，節(jié)約用紙成本
成本管理是自覺地將生產(chǎn)經(jīng)營活動與成本費用、收益進行掛鉤考慮。而這種自覺性靠“人”來實現(xiàn)，那么成本管理以“人”為主體。當企業(yè)認識到這一點后，開始創(chuàng)造各種激勵機制把提高成本意識，營造成本管理的理念貫穿到員工當中。如：由各部門領導形成考核小組，健全成本管理規(guī)章制度，實行約束和激勵機制，進行量化考核，用以規(guī)范企業(yè)內(nèi)部全體員工的行為。每一個失誤、每一份浪費都落實到作業(yè)人和檢驗人。還通過開展“創(chuàng)建節(jié)約型企業(yè)活動”，實行節(jié)能降耗工程，凡是認真負責，節(jié)約到位或為成本節(jié)約作出特殊貢獻的予以獎勵。
紙張在印刷材料的用量中占據(jù)首位，節(jié)約用紙成本是膠印企業(yè)的重要課題。企業(yè)按照本身資金狀況、發(fā)展水平，需要從以上五個環(huán)節(jié)逐步系統(tǒng)地實施成本節(jié)約方法。尤其是技術革新、軟件引入，牽一發(fā)而動全身，需要有計劃有步驟地開展。紙張價格、紙張保管、紙張開紙方式和規(guī)格選擇操做程序予以規(guī)范，并切實貫徹、長期堅持。那么降低用紙成本、增強企業(yè)競爭力指日可待。
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