在世界經(jīng)濟(jì)陷入衰退的大環(huán)境下，眾多印刷企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況不容樂(lè)觀。為了應(yīng)對(duì)危機(jī)，印刷企業(yè)在縮減開(kāi)支的同時(shí)加強(qiáng)信息化管理，向管理要效益。如今，大多數(shù)印刷企業(yè)紛紛采用新型企業(yè)管理軟件——ERP系統(tǒng)，以提高管理效率。實(shí)施ERP系統(tǒng)，可以從客戶(hù)報(bào)價(jià)、訂單、印前、印刷、印后等過(guò)程中均實(shí)現(xiàn)信息化管理。此外，依賴(lài)ERP系統(tǒng)。企業(yè)決策層可以獲取準(zhǔn)確而有效的數(shù)據(jù)信息，對(duì)需求做出迅速的市場(chǎng)反應(yīng)，從而提升企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率，降低成本，實(shí)現(xiàn)企業(yè)效益最大化。
那么，何為ERP系統(tǒng)？印刷企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)可解決的問(wèn)題？印刷企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備工作、應(yīng)用中應(yīng)注意哪些事項(xiàng)？本文對(duì)以上問(wèn)題作粗淺的分析，希望對(duì)印刷企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)能有點(diǎn)滴幫助。
1 ERP系統(tǒng)簡(jiǎn)介
ERP是20世紀(jì)90年代美國(guó)一家IT公司根據(jù)當(dāng)時(shí)計(jì)算機(jī)信息、IT技術(shù)發(fā)展及企業(yè)對(duì)供應(yīng)鏈管理的需求，預(yù)測(cè)在今后信息時(shí)代企業(yè)管理信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)和即將發(fā)生變革，而提出了這個(gè)概念。經(jīng)過(guò)近幾年的延伸和拓展，ERP被越來(lái)越多的行業(yè)和企業(yè)所采用，并使不少的企業(yè)效益迅速提高。
ERP是英文Enterprise Resourse Planning的縮寫(xiě)，中文翻譯過(guò)來(lái)的意思就是“企業(yè)資源計(jì)劃”。它是一個(gè)以管理會(huì)計(jì)為核心的信息系統(tǒng)，識(shí)別和計(jì)劃企業(yè)資源。從而獲取客戶(hù)訂單，完成加工和交付，最后得到客戶(hù)付款。ERP將企業(yè)內(nèi)部所有資源整合在一起，對(duì)采購(gòu)、生產(chǎn)、成本、庫(kù)存、分銷(xiāo)、運(yùn)輸、財(cái)務(wù)、人力資源進(jìn)行計(jì)劃，從而達(dá)到最佳資源組合，取得最佳效益。
ERP是從MRP(物料需求計(jì)劃)發(fā)展而來(lái)的新一代集成化管理信息系統(tǒng)，它擴(kuò)展了MRP系統(tǒng)的功能，其核心思想是供應(yīng)鏈管理，從供應(yīng)鏈范圍去優(yōu)化企業(yè)的資源。ERP系統(tǒng)集信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想于一身，成為現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)行模式，成為企業(yè)在信息時(shí)代生存、發(fā)展的基石。實(shí)踐表明，誰(shuí)能及時(shí)掌握和應(yīng)用ERP，誰(shuí)就能通過(guò)管理創(chuàng)新迅速改變管理落后的狀況?？s小與先進(jìn)企業(yè)管理水平上的差距，改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程，提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。
印刷業(yè)是我國(guó)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)中的重要產(chǎn)業(yè)之一。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，全球經(jīng)濟(jì)一體化，我國(guó)印刷企業(yè)面臨的是一個(gè)越來(lái)越激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，原有的經(jīng)營(yíng)管理方式已不適應(yīng)劇烈競(jìng)爭(zhēng)的要求。在這種情況下，印刷企業(yè)引進(jìn)ERP勢(shì)在必行。企業(yè)可以利用ERP作為工具來(lái)擴(kuò)大經(jīng)營(yíng)管理范圍，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，創(chuàng)造巨大的無(wú)形和有形的經(jīng)濟(jì)效益。
2 印刷企業(yè)應(yīng)用ERP可解決的問(wèn)題
印刷ERP是將印刷企業(yè)運(yùn)作單元之間環(huán)環(huán)相扣，形成一個(gè)相互制衡的系統(tǒng)整體，有效地解決因人為造成的報(bào)價(jià)、下單、生產(chǎn)、跟單、發(fā)外、領(lǐng)科、入庫(kù)、送貨、收款等環(huán)節(jié)出現(xiàn)脫節(jié)的情況，使企業(yè)的信息流進(jìn)入一個(gè)良性有序的循環(huán)過(guò)程。
印刷企業(yè)應(yīng)用ERP，可以解決如下問(wèn)題：
2.1 簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)流程，提高生產(chǎn)效率
印刷企業(yè)在沒(méi)有實(shí)施ERP系統(tǒng)之前，業(yè)務(wù)接單、生產(chǎn)開(kāi)單、財(cái)務(wù)結(jié)賬、送貨等一般都要由人工開(kāi)單，不僅容易出差錯(cuò)，而且工作量很大。而實(shí)施ERP系統(tǒng)，只需業(yè)務(wù)部錄入一次，當(dāng)這個(gè)客戶(hù)再次印刷產(chǎn)品時(shí)，就不必重新錄入基礎(chǔ)資料了。由于軟件事先按工藝設(shè)定了所有的項(xiàng)目，業(yè)務(wù)人員和工藝人員的疏漏就不易發(fā)生了，從程序上減少了出差錯(cuò)的機(jī)會(huì)。
印刷ERP系統(tǒng)，根據(jù)印刷企業(yè)的行業(yè)特點(diǎn)和實(shí)際情況而設(shè)計(jì)，既具先進(jìn)性，又有適用性，從而能幫助企業(yè)管理人員對(duì)企業(yè)中大量的、動(dòng)態(tài)的、錯(cuò)綜復(fù)雜的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確地分析和處理，對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行事先計(jì)劃、事中控制和事后反饋，從而達(dá)到合理利用企業(yè)資源、降低庫(kù)存、減少資金占用、增強(qiáng)企業(yè)應(yīng)變能力、提高企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和經(jīng)濟(jì)效益的目的。
2.2 實(shí)現(xiàn)對(duì)生產(chǎn)過(guò)程的實(shí)時(shí)控制
業(yè)務(wù)接單后，生產(chǎn)部開(kāi)出施工工藝單和用紙單，通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)當(dāng)前的生產(chǎn)任務(wù)進(jìn)行合理排序。各車(chē)間可以在ERP系統(tǒng)上查閱相應(yīng)的印件要求與數(shù)據(jù)，在各自職責(zé)范圍內(nèi)嚴(yán)格執(zhí)行生產(chǎn)計(jì)劃。各車(chē)間與部門(mén)可以通過(guò)ERP提前看到當(dāng)天的生產(chǎn)任務(wù)，做好人員與材料的準(zhǔn)備工作并及時(shí)提出生產(chǎn)安排中的問(wèn)題，各車(chē)間都配有計(jì)算機(jī)，可實(shí)時(shí)地將生產(chǎn)情況錄入到ERP系統(tǒng)中，生產(chǎn)部和業(yè)務(wù)人員能夠?qū)崟r(shí)查看每單業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況。
2.3 實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈管理，達(dá)到材料、資金的合理分配與使用
印刷ERP通過(guò)高級(jí)物料需求分析，完善的庫(kù)存管理以及工單物料預(yù)算、工單定額領(lǐng)料等進(jìn)行資源優(yōu)化。從而有效控制成本。使得印件所需紙張、油墨、輔料等能及時(shí)、準(zhǔn)確、定額供應(yīng)。這既保證了業(yè)務(wù)、生產(chǎn)的需求，又降低了庫(kù)存。
2.4 實(shí)現(xiàn)快速、準(zhǔn)確、靈活的印刷報(bào)價(jià)及估價(jià)
客戶(hù)詢(xún)價(jià)是印刷業(yè)務(wù)的開(kāi)始，能迅速準(zhǔn)確地向客戶(hù)報(bào)價(jià)，十分重要。目前市場(chǎng)上印刷報(bào)價(jià)軟件很多，但多屬估價(jià)軟件，準(zhǔn)確性差。ERP系統(tǒng)則不同，分估價(jià)與報(bào)價(jià)，即按系數(shù)法估價(jià)及按成本法報(bào)價(jià)兩種方式。按成本法報(bào)價(jià)，是基于成本價(jià)加費(fèi)用利潤(rùn)報(bào)價(jià)法，計(jì)價(jià)成本包括四個(gè)部分：①主要直接材料成本;②印前、印刷、印后加工成本：③包裝運(yùn)輸費(fèi)用;④管理費(fèi)用、收益及稅費(fèi)，報(bào)價(jià)方法清晰、簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確。
2.5 實(shí)現(xiàn)以應(yīng)收應(yīng)付為根本的資金流管理
依賴(lài)ERP系統(tǒng)，能快速查詢(xún)各訂單的任務(wù)完成情況、送貨數(shù)量、退貨數(shù)量、收款金額等記錄，能快速匯總客戶(hù)應(yīng)收賬款、賬齡及信用情況，確保資金有效應(yīng)用，資金快速回籠。對(duì)預(yù)收款過(guò)程有查詢(xún)功能，對(duì)應(yīng)收款列出清單，應(yīng)收款匯總、收款結(jié)清后核銷(xiāo)管理。對(duì)預(yù)付款過(guò)程有查詢(xún)功能，對(duì)應(yīng)付款有列出清單、應(yīng)付款匯總、付款結(jié)清后核銷(xiāo)管理、供應(yīng)商對(duì)賬單功能。
3 印刷企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)的準(zhǔn)備工作
3.1 做好思想準(zhǔn)備
(1)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要有堅(jiān)定的決心和信心。實(shí)施ERP，不僅會(huì)帶來(lái)工作方式和工作習(xí)慣的變化，甚至?xí)?lái)工作流程和崗位職責(zé)的調(diào)整。這就不可避免地引起員工思想上的波動(dòng)甚至抵觸思想和行為，面對(duì)這些困難，如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有決心，就有可能半途而廢。
任何新生事物都有一個(gè)了解、接受、試用和適應(yīng)的過(guò)程。印刷企業(yè)引進(jìn)ERP不能在很短的時(shí)間內(nèi)就讓每個(gè)員工都能接受和適應(yīng)。要通過(guò)培訓(xùn)改變觀念，企業(yè)高層要讓員工明白企業(yè)使用ERP是潮流所趨，是發(fā)展的需要。企業(yè)發(fā)展是硬道理，能否使用ERP管理系統(tǒng)是企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，是企業(yè)提升競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段。
(2)企業(yè)員工要做好心理準(zhǔn)備。一方面，要認(rèn)識(shí)到實(shí)施ERP系統(tǒng)，工作方式、工作習(xí)慣甚至有些部門(mén)的職責(zé)也將面臨著一次變革，因此要做好心理準(zhǔn)備。另一方面，要做好短期內(nèi)工作量增加的心理準(zhǔn)備。在ERP實(shí)施的前期，一般會(huì)有一段手工管理與ERP管理并行期。在這期間，手工管理的單據(jù)要繼續(xù)用，又要輸入ERP。這樣每日的工作量就會(huì)增加許多。但只要挺過(guò)這段時(shí)間，一切就會(huì)好起來(lái)。在ERP中，因?yàn)楹竺媪鞒痰臄?shù)據(jù)由前面流程的數(shù)據(jù)自動(dòng)生成，各部門(mén)之間的數(shù)據(jù)可以科學(xué)的共享，ERP又有著很多自動(dòng)提示自動(dòng)控制功能，又能隨時(shí)統(tǒng)計(jì)出即時(shí)報(bào)表來(lái)。所以整體來(lái)說(shuō)，應(yīng)用ERP肯定能帶來(lái)工作效率的大幅度提高，對(duì)此員工們要有堅(jiān)定的信心。
3.2 做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作
印刷業(yè)屬于加工型行業(yè)，數(shù)據(jù)量大、收集難度高。準(zhǔn)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí)應(yīng)注意以下三點(diǎn)：
(1)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視。因系統(tǒng)實(shí)施需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)涉及面非常廣，如人員信息、工價(jià)庫(kù)信息、材料庫(kù)存信息、紙張庫(kù)存信息、客戶(hù)紙庫(kù)存信息、產(chǎn)量產(chǎn)值定額信息、物耗定額信息等。這些數(shù)據(jù)的收集和整理需要多個(gè)部門(mén)的配合，且工作量很大。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在項(xiàng)目實(shí)施時(shí)應(yīng)予以高度重視;否則，很難得到各個(gè)部門(mén)的極力配合和全體員工的積極參與。
(2)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備要按步驟進(jìn)行且要規(guī)范。系統(tǒng)的數(shù)據(jù)間存在一定的關(guān)聯(lián)性，因而對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備要按步驟、按計(jì)劃進(jìn)行，只有這樣才能保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的周期。此外，系統(tǒng)數(shù)據(jù)編碼必須規(guī)范。如工價(jià)編碼、客戶(hù)編碼、報(bào)價(jià)單編碼、傳票編碼、供應(yīng)商編碼、物料編碼等。要使用規(guī)范的編碼規(guī)則，以保證數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性。
(3)配置專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)整理工作。系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息繁雜，又要保證項(xiàng)目的實(shí)施周期。因此，應(yīng)配置專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行所需的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的規(guī)范化整理和收集，為ERP系統(tǒng)初始化提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。
4 印刷企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)應(yīng)注意的事項(xiàng)
4.1 選擇適合本企業(yè)的系統(tǒng)
印刷行業(yè)是個(gè)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的行業(yè)，通用型的ERP系統(tǒng)當(dāng)然不適合印刷企業(yè)選用，因此應(yīng)選擇根據(jù)印刷行業(yè)特點(diǎn)及先進(jìn)的管理理念設(shè)計(jì)的印刷ERP系統(tǒng)。但由于各印刷企業(yè)的信息化基礎(chǔ)不同、管理基礎(chǔ)不同、業(yè)務(wù)特點(diǎn)不同，即使是如此設(shè)計(jì)出的印刷ERP系統(tǒng)也并不能適合所有印刷企業(yè)應(yīng)用。因此，印刷企業(yè)在選擇ERP系統(tǒng)時(shí)。必須充分考慮自身的管理及實(shí)際業(yè)務(wù)情況，選擇適合本企業(yè)的ERP系統(tǒng)，然后在運(yùn)行中積累經(jīng)驗(yàn)，一步一步地去完善它。
從技術(shù)上說(shuō)，ERP分為C/S架構(gòu)和B/S架構(gòu)。如果ERP只應(yīng)用于企業(yè)內(nèi)部的局域網(wǎng)，兩種架構(gòu)都可以;如果ERP需要在廣域網(wǎng)上使用，則最好選擇B/S架構(gòu)的產(chǎn)品。
4.2 對(duì)ERP項(xiàng)目進(jìn)行合理規(guī)劃和管理
ERP項(xiàng)目的實(shí)施是—個(gè)系統(tǒng)工程，涉及到軟件安裝、硬件建設(shè)、管理變革等各個(gè)方面。因此，必須嚴(yán)格控制進(jìn)度和成本，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的預(yù)期目標(biāo)。此外，對(duì)ERP的實(shí)施需要專(zhuān)項(xiàng)管理、專(zhuān)項(xiàng)投入、專(zhuān)門(mén)保障。既要做好項(xiàng)目實(shí)施人員的工作地點(diǎn)、主要崗位的設(shè)備配置、崗位人員的職責(zé)分配等工作，又要制定完善的項(xiàng)目參與人員激勵(lì)制度以及做好其他后勤保障工作。
4.3 數(shù)據(jù)填寫(xiě)、錄入要準(zhǔn)確無(wú)誤
企業(yè)管理信息化的過(guò)程是一個(gè)漸進(jìn)的過(guò)程，需要大量的數(shù)據(jù)積累。在數(shù)據(jù)積累的過(guò)程中，業(yè)務(wù)部居于核心地位。企業(yè)應(yīng)將分屬不同部門(mén)管理的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)核算、計(jì)算機(jī)管理三大職能合并交由業(yè)務(wù)部統(tǒng)一管理，保證了對(duì)內(nèi)、對(duì)外的數(shù)據(jù)的一致性、準(zhǔn)確性。
企業(yè)管理信息化是一個(gè)全員參與的過(guò)程。ERP的很多數(shù)據(jù)來(lái)源于員工們所填寫(xiě)的報(bào)表和單證。生產(chǎn)員工們每日填寫(xiě)的生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表是一個(gè)特別重要的環(huán)節(jié)，生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表的填寫(xiě)規(guī)范和正確十分關(guān)鍵。
5 結(jié)語(yǔ)
向管理要效益，實(shí)施ERP系統(tǒng)，的確是不錯(cuò)的選擇。目前，我國(guó)不少印刷企業(yè)成功實(shí)施ERP所帶來(lái)的直接和間接的效益是有目共睹的。
當(dāng)然，任何一種管理理論和技術(shù)都有其兩面性或局限性，ERP系統(tǒng)自然也無(wú)可例外。也就是說(shuō)，ERP系統(tǒng)猶如一把雙刃劍，運(yùn)用得當(dāng)可以使企業(yè)效益明顯提升;反之，則也有可能損害企業(yè)自身的利益。因此，印刷企業(yè)是否實(shí)施ERP系統(tǒng)要根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際情況而定，若不具備實(shí)施ERP系統(tǒng)的管理基礎(chǔ)和條件，則不可強(qiáng)行實(shí)施。否則會(huì)適得其反。
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